Otsustasin, et on viimane aeg saada oma tööelu kontrolli alla ja juurutada mingi projektijuhtimistarkvara. Softe, mis sulle maad-taevad kokku lubavad, on nii palju, et keegi ei jaksa neid kõiki enda peal järele proovida. Proovisin sõprade käest nõu küsida, aga sain teada, et iga tegevusala jaoks on oma soft, mis teistele jällegi ei sobi. Nii ei jäänud mul muud üle kui u 7 päevaga igal vabal hetkel veidi nokkides kõik, mis silma hakkas enda peal ära proovida. Kuna see just väga mõnna ei ole, siis jagan kokkuvõtet.
Ma pole just suurim süsteemimees. Foto: Stina Kase
Mina olen 3-4 aastat kasutanud studiocloud.com Kasutan eelarveteks, arveteks, kliendiandmebaasiks. Aga ei kasuta kalendriks, kuna mul on stuudiokaaslane, keda ma pole suutnud seda kasutama meelitada (pole proovinudki), siis on Google kalender ühine Nõudepeatuse osas (teise accountiga lisan sinna arstiajad, lastevanemate koosolekud jms, mida ainult mina näen). Kuna mul on 2 jur isikut, aga tasuta StudioCloud suportib ainult 1, siis on mul veel teisel firmal eraldi arvete tegemise programm ExpressInvoice.
Nii, siis on kuhugi vaja teha märkmeid/notes’e. Pikka aega oli mul Evernote, mida peaaegu ei kasutanud. Siis hakkasin kasutama ja peagi läks see tasuliseks alates 3. seadmest. Mul on tööarvuti, läpakas ja mobiil. Sain aru, et Mac Notes sünkib ise ka igasse seadmesse, nii et loobusin Evernote’st. Vahel on vaja teha nõutse mitmete inimestega, siis tuleb Google docs mängu.
Vahel on vaja saata otseposti – MailChimp, teha klienditagasiside küsitlusi – SurveyMonkey. Raamatupidamist ma õnneks enam ise ei tee.
Praegu ma ei ole leidnud sobivat viisi, mis oleks ühtlasi kalender appointmentide jaoks (mitmele inimesele ühine) ja samal ajal lubaks projektide time trackingut. Viimasel ajal tunnen sellisest stopperist puudust, sest eelarved ja tegelik ajakulu ei ole vastavuses ja see tähendab nõmedaid olukordi klientidega ja väheseid unetunde.
Uurisin sõpradelt-tuttavatelt, guugeldasin, lugesin artikleid ja võrdlusi nagu segane.
Peamised vajadused:
- ühtne kontaktide andmebaas
- ülevaade käimasolevatest projektidest
- eelarvete ja arvete automatiseerimine
- ühilduvus Google kalendriga
- intuitiivne kasutajaliides
Kasutaja profiil:
- ühemehebänd + paar püsivat koostööpartnerit
- mitu omavahel seotud tegevusala: fotograafia, toidustilistika, konsultatsioon, üritused, ruumide rent, (perspektiivis) jaekaubandus
- 2 juriidilist isikut
Sõprade soovitused: Asana.com, Hourdini.com, Pipedrive.com, Scoro.com, Tave.com, 17hats.com
Veel: Basecamp.com, Trello.com, FreshBooks.com
Ühest sain kohe aru, Studiocloud.com on ajale jalgu jäänud. Interface on ebamugav, ebaloogiline, mobiilis täiesti kasutuskõlbmatu, aruandlus ebaülevaatlik jne. Nii et põhjus uut töörista otsida oli igal juhul olemas.
See on siis spets fotograafide workflowl põhinev rakendus, aga paraku on sihtgrupiks peamiselt pulma-, pere- ja portreefotograafid ning see sisse-ehitatud loogika + template’id hakkasid kohe närvidele käima, kui sellega eriti kokkupuudet ei oma. Impressive oli analüüsi ja graafikute pool – kui piisavalt infot sisestada, siis dashboardil kogu aeg tulbad, koogid jm diagrammid näitavad, kuidas sul läheb.
Alguses tundus paljulubav ja loogiline, kontaktid tulid suht ludinal .cvs failist, lubas mitut firmat sisestada jne. Aga siis, kui elu tundus juba ilusaks minevat, jõudis kohale teadmine, et sihtgrupp on MÜÜK. Kogu tegevus lõpeb sellega, et diil on sõlmitud. Töö teostamise jälgimine, arveldamine – pole olemas!
Tegin meeleheitliku katse ühildada seda mõne raamatupidamise/arvete tegemise softiga nt FreshBooks.com Sain teada, et on olemas vidin nimega Zapier.com, mis üritab luua silla mitme erineva tarkvara vahel ja neist andmeid automaatselt üle tuua. Paraku minu kliendiandmed Pipedrive’st FreshBooksi ei jõudnud. Samuti ei võimalda FreshBooks importida olemasolevaid kontakte, mis muutis minu jaoks mõlemad kohe mõttetuks.
Ju olin juba piisavalt sarnaseid softe guugeldanud, sest facebook viskast mulle ette Scoro.com. Alustasin trialit ja sain ruttu aru, et vajalikud moodulid kõik olemas. Õnneks võttis minuga ühendust klienditeenindaja ja tema abiga selgitasime välja, et alla 5 pideva kasutaja on see soft ulmekallis. Ja ausalt öeldes oli seal pisifirmale väga palju liigeset, mis tegi seadistamise keeruliseks. Suurtele tundus tore.
Kõigele tutvustuses kirjapandule noogutan kaasa, aga praktikas tundus kleintide ja projektide lisamine keerukas ja ebaloogiline. Kuna puudub võimalus projektide kalendrisse lisada ka appointmente/kohtumisi, ei sobi mulle tööaja planeerimiseks.
Basecamp.com õnnestus peale tutvustava video vaatamist kõrvale heita, sest seal on kogu aur pandud tiimide koostöötamisele, mida mul on ülivähe.
Trello.com võiks projektide haldamiseks üldjuhul sobida, kui ainult õnnestuks sellest boardide ja listide süsteemist kuidagi läbi närida. Alustada tuleb suht puhalt lehelt ja lubatakse, et sobib kõigeks, mis võib tõsi olla. Aga mina oma blondi aju ja vähese süvenemisvõimega hetkeseisus ei suutnud seda käima saada. vbla annan kunagi teise võimaluse.
17HATS.COM – minu valik
Ühena esimestest soovitati ja peale pikka kadalippu hakkasin uurima 17hats.com. Tekkis natuke selline kojujõudmise tunne peale pikki eksirännakuid. Workflow on loogiline, kontaktid tulevad ludinal .csv-st sisse (okei, täpitähed tuleb käsitsi üle käia), lihtsasti integreeritav kodulehe, Facebooki jms-ga. Eelarved lähevad arveteks, kõik soovitav jäetakse järgmiseks korraks meelde, käigu pealt saad salvestada template’, lisaks kliendiküsimustikud, lepingupõhjad, ühilduvus Google kalendriga ja meiliprogrammiga. Ühesõnaga väga lähedane sellele, et kogu tööelu on ühes aknas koos. Lisaks tuli just uuendus, et Unlimited Plan (35 USD/kuus) sisaldab mitut juriidilist isikut. Hakkan sellega vaikselt toimetama ja annan teada, kui kuskil kinni kiilub.
